2. Nordisk Yta Företag (NYF)
2.1 NYF företag och verksamhet
NYF är ett ägarmässigt oberoende företag som på kedjevis bedriver Nordisk Ytas Koncept. Verksamheten ska drivas av en Godkänd ledare.
Godkänd ledare
NYF:s verksamhet ska ledas av en ledare. Den Godkände Ledaren ska kunna ta alla för verksamheten väsentliga beslut i förhållande till det avtal som är skrivet mellan NYF och Nordisk Yta.
Detta kan vara ägaren till NYF, men kan också vara en anställd. Är det flera ägare kan de givetvis dela på arbetsuppgifterna.
Personal
Varje bolag bemannar självständigt med den personal som NYF anser vara nödvändigt. Det är vanligt förekommande att NYF lånar ut personal till annat NYF. För detta finns uppgjorda prislistor eller så sker uppgörelse från fall till fall.
Genom Nordisk Yta kan NYF få hjälp med bemanningsfrågor.
Vissa tjänster, såsom kalkyl, utförs av olika NYF eller genom Nordisk Yta.
Nordisk Yta erbjuder möjligheten att utföra ekonomiredovisning, lönehantering och annan administration.
Öppettider
För butik är det upp till respektive NYF att själv avgöra dessa efter de lokala förutsättningarna.
NYF:s verksamhet omfattas av:
- Inom ramen för de regler som Nordisk Yta konceptet medger bedriva en seriös och kvalitets- inriktad
- Bidra till utvecklingen av Nordisk Yta genom att på sin lokala marknad vara en aktiv och framåtriktad entreprenör.
- NYF ansvarar själv för att bemanna med lämplig personal och skapa uppdrag för sig och andra
2.2 Kedjan
NYF ingår i en kedja med företag som gör samma sak, dvs man har kollegor vilket är en av fördelarna med att driva företag i kedja. Samtliga företag drivs under samma varumärke och med samma koncept och marknadsför kedjans unika erbjudande på samma vis. NYF samarbetar med samtliga NYF i Nordisk Yta-kedjan och med Nordisk Yta.
Den kunskap, erfarenhet och de erbjudanden som Nordisk Yta och NYF har förvärvat genom åren har systematiserats och förpackats till ett väl genomarbetat och dokumenterat arbetssätt, nedan kallat Konceptet. Konceptet är dokumenterat i en Handbok som är en del i IT-miljön.
Syftet med samarbetet är att NYF får tillgång till Konceptet och testade modeller för driften samt Nordisk Ytas varumärke och goodwill på marknaden.
2.3 Bärande principer
En sammanfattning av de bärande principer som ligger till grund för Nordisk Yta-kedjan är:
- NYF tilldelas ett eget geografiskt område, s.k. primärområde och kan också bli tilldelad ett extra område, s.k. sekundärområde.
- NYF gör samtliga inköp (lista för vilka områden och vilka leverantörer finns i handboken) av konceptspecifika produkter och utrustning från Nordisk Yta eller av Nordisk Yta godkänd leverantör.
- Arbeta i gemensamt IT, telefoni, affärssystem och gemensamt verksamhetssystem.
- Konceptet beskriver en gemensam affärsidé och vad som påverkar NYF:s verksamhet.
- Väl utvecklat utbud av tjänster.
- En handbok som ger NYF hela kunskapen om Konceptet.
- Nordisk Yta ger support till NYF för att denne ska kunna bedriva konceptet på ett bra sätt.
- Gemensamt varumärke och identitet utåt (NYF behåller sitt nuvarande namn men ändrar till Nordisk Ytas grafiska )
- Effektiv arbetsfördelning mellan Nordisk Yta och
- Juridiskt och ekonomiskt åtskilda samarbetsparter med undantag av de medverkande bolagens andel av Nordisk Yta
- Samarbetet är reglerat i ett avtal
2.4 Arbetsfördelning mellan Nordisk Yta och NYF
Kedja innebär bla en effektiv arbetsfördelning mellan medlemmen och Nordisk Yta. Ofta fördelar det sig så att Nordisk Yta åtar sig sådant som kräver större resurser, speciell kompetens, samordning av verksamheten och sådant som medför stordriftsfördelar för kedjan. NYF åtar sig det som kräver entreprenörskap, lokalkännedom och närhet till kunden.
Arbetsfördelningen definieras i detalj i Nordisk Ytas Handbok. Följande är en schematisk beskrivning av vem som gör vad i samarbetet mellan NYF och Nordisk Yta.
Nedan följer exempel på områden som faller inom NYF:s ansvarsområde:
- NYF skall leda och driva eget företag enligt Konceptet
- NYF skall bygga upp eller utveckla en befintlig kundmarknad
- NYF skall vara arbetsgivare till personal
- NYF skall handha hela kundrelationen inkl. försäljning, uppdrag och uppföljning
- NYF skall förmedla marknadens reaktioner på tjänster och marknadsföring till Nordisk Yta
- NYF skall väl tillvarata Nordisk Ytas intressen på den lokala marknaden
- NYF skall genomföra lokal marknadsföring i enlighet med Nordisk Ytas centrala anvisningar om marknadskommunikation och marknadsaktiviteter
- NYF skall aktivt delta i kedjans gemensamma aktiviteter
Nedan följer exempel på områden som faller inom Nordisk Ytas ansvarsområde:
- Nordisk Yta skall tillhandahålla ett till konceptet väl fungerande administrativt system. För detta tillhandahåller Nordisk Yta affärssystem och verksamhetssystem.
- Nordisk Yta skall äga och utveckla det affärskoncept som ligger till grund för samarbetet
- Nordisk Yta skall utveckla och tillhandahålla för konceptet lämpliga leverantörer
- Nordisk Yta samt anvisade partners skall tillhandahålla (sälja) den utrustning och de insatsvaror som krävs för att NYF ska kunna utföra arbetet i konceptet
- Nordisk Yta skall ansvara för utvecklingen av kedjans gemensamma marknadsföring samt anvisningar om den lokala marknadsföringen.
- Nordisk Yta skall genomföra en kontinuerlig marknadsbevakning så att information om väsentliga förändringar i marknadens förutsättningar kommer NYF till del
- Nordisk Yta skall tillhandahålla anvisningar och support för effektiv drift av konceptet
- Nordisk Yta skall utveckla och upprätthålla utbildning för NYF i sådan grad som krävs för att upprätthålla god kvalité i NYF:s drift av konceptet
- Nordisk Yta skall upprätthålla en god kvalitetssäkring av kedjans följsamhet till konceptet. Detta sker genom verksamhetssystemet och dess interna som externa kontroller
- Nordisk Yta skall ansvara för att rekrytera och etablera nya NYF
2.5 Fördelar med att vara företagare i Nordisk Yta
- NYF får tillgång till ett ledande affärskoncept för vår marknad
- NYF är egen företagare men har ändå kollegor
- Attraktiva inköpsvillkor
- Professionell marknadsföring
- Ett verksamhetssystem i Multisite för ISO 9001, 14 001 och ISO 45001
- Personalhandbok med gemensamma policys
- Utbildning och support
- Ett starkt varumärke i branschen
- Erfarenhetsutbyte inom kedjan
- Support avseende byggande, ägande och drift av företaget
2.6 Nordisk Ytas Handbok
För att kedjan skall fungera och fortsätta utvecklas på ett positivt sätt måste alla förstå sin roll. Med engagemang och förståelse för hela konceptet skapar Nordisk Yta förutsättningar för konceptets fortsatta utveckling. Konceptet är indelat i olika delar. Varje ”tårtbit” beskrivs i egna kapitel i Handboken.
1. NORDISK YTA-KONCEPTET
Översiktlig beskrivning av Konceptet.
2. ORGANISATION OCH SAMARBETE
Kapitlet beskriver hur Nordisk Yta är organiserade, vår avtals- och bolagsstruktur samt hur informationsflödet ser ut inom gruppen m.m.
3. VÅR MARKNAD
Kapitlet beskriver hur vår marknad ser ut avseende exempelvis storlek och kategorisering samt de aktörer som finns på denna.
4. KUNDER
Här beskrivs förekommande ramavtal som berör flera NYF.
5. SORTIMENT & INKÖP
I kapitlet beskrivs vårt utbud av tjänster och sortimentsstrategi. Här finns även information om vilka avtal som du måste följa och vilka som är frivilliga.
6. LOKAL FÖRETAGSDRIFT
Kapitlet beskriver Nordisk Ytas syn på hur arbetet skall bedrivas och personalens roll i detta.
7. EKONOMI & ADMINISTRATION
Möjligheterna med Nordisk Ytas service inom detta område.
8. IT- & REGISTERVÅRD
I kapitlet beskrivs vår IT-organisation samt vad som gäller för IT-drift.
9. UTBILDNING
Beskrivning av de utbildningar som bedrivs i Nordisk Ytas regi samt de övriga hjälpmedel som Nordisk Yta bidrar med.
10. MARKNADSKOMMUNIKATION
I kapitlet beskrivs hur Nordisk Yta arbetar med marknadsföring och vilka regler och riktlinjer som gäller avseende vår profil och hur marknadsföringsmaterial skall produceras.
11. KVALITETSSÄKRING
För att säkerställa att konceptet hålls ihop och att kedjan har en hög kvalitet, arbetar Nordisk Yta med sitt verksamhetssystem. Om verksamhetssystemet inte följs kan det som yttersta konsekvens innebära uteslutning.
12. SE OM DITT FÖRETAG
Varje NYF skall i sin organisation införa gällande personalhandbok och följa de policys som gäller för Nordisk Yta.
2.7 Hela administrationen - var du vill
Genom Nordisk Ytas IT-system får du tillgång till samtlig dokumentation om konceptet (Handboken).
IT-systemet ger även tillgång till affärssystem och verksamhetssystem. Du kan hantera detta i PC eller surfplatta oberoende av plats.
Du når även kalkylprogrammen genom samma system. Självklart finns Microsoft Office på samma ställe.
Verksamhetssystem i Multisite
Genom Nordisk Yta får du tillgång till ett komplett verksamhetssystem i Multisite. Det innehåller kvalitet, miljö och arbetsmiljö i ett integrerat system för ISO.
Som NYF får du tillgång till policys, blanketter, mallar mm, vilket ger dig tillgång till systemet till en betydligt mindre arbetsinsats än om företaget skulle genomföra detta själv. Revisionerna blir dessutom enbart vartannat till vart tredje år beroende på omfattning av verksamheten.
2.8 Central Aktivitetsplan
Varje år läggs en central aktivitetsplan för kedjan. Arbetet med att planera dessa marknadsaktiviteter görs i ett marknadsråd, och planen presenteras för Nordisk Ytas styrelse som fastställer planen. Marknadsrådet består av ansvariga för marknad och försäljning på Nordisk Yta och några kunniga franchisetagare. Arbetet resulterar i en aktivitetsplan som skall gälla för Nordisk Yta- kedjan inför- och under kommande säsong. Aktivitetsplanen syftar till att marknadsföra hela Nordisk Yta-kedjan på riks-, regional- och lokalplanet och verka för säljstimulerande åtgärder, erfarenhetsutbyte, utveckling av kedjan, utveckla tekniskt stöd för sälj- och marknadsföring mm.
Aktivitetsplanen bekostas av NYF då det gäller lokala aktiviteter och av Nordisk Yta då det gäller centrala aktiviteter. Genom avtalet med färgleverantören finns idag ett särskilt marknadsföringsstöd.
Därefter görs lokala aktivitetsplaner av varje NYF som skall knyta an till den gemensamma aktivitetsplanen. Dessa aktivitetsplaner görs gemensamt mellan Nordisk Yta och respektive NYF.
Årligen träffas samtliga NYF för en gemensam konferens. Avsikten med denna konferens är dels att få tillfälle att ha trevligt tillsammans och utbyta erfarenheter, dels att tillgodose behovet av gemensam information.
De arbetsmässiga aktiviteter som genomförs på konferensen är bl.a:
- Årets marknads- och aktivitetsplan
- Konceptnyheter
- Marknadsuppdatering
- Utbildning
2.9 Inköp
Nordisk Ytas affärskoncept bygger på att utföra arbetet på ett professionellt sätt med effektivitet och god lönsamhet. Detta ställer krav på rätt utrustning och materiel till rätt prisnivå.
För att säkerställa skalfördelar i inköp, kunskapsbank och feedback samt säkerhetsinformation och materialgarantier, arbetar alla NYF med samma material och utrustning. NYF ska därför göra samtliga inköp av Nordisk Yta eller av Nordisk Yta godkända leverantörer. En del av Nordisk Yta-kedjans ekonomi är också det bonusprogram som är baserat på kedjans inköp.
I Handboken framgår det vilka inköp som skall följas och en förteckning över samtliga leverantörer. Pris och övriga leveransvillkor framgår alltid av den senaste utgåvan av Handboken.
2.10 Primärområde och sekundärområde
Nordisk Yta-gruppens målsättning är att så småningom täcka samtliga affärsmässigt intressanta områden i Sverige. För att uppnå det krävs att alla NYF har möjlighet att bearbeta marknaden så effektivt som möjligt. Därför är det viktigt att NYF får ett särskilt geografiskt område som kan bearbetas på ett effektivt sätt så att vår målsättning på volym och marknadsandel tillfredsställs.
NYF tilldelas därför ett s.k. primärområde och eventuellt ett sekundärområde som förklaras närmre nedan.
För vissa affärsområden som kräver större geografiskt område, tilldelas vissa NYF ett särskilt primär- eller sekundärområde för detta särskilda affärsområde. Detta kan exempelvis vara plåttakmålning.
Då NYF erhåller en exklusiv rätt till sitt primärområde förväntas NYF att förvalta detta i linje med Nordisk Ytas önskemål om omfattning och utveckling.
Primärområde
Ett primärområde är ett geografiskt område, exempelvis kommunen Västerås. Primärområdet anges i en karta som är bilaga till avtalet. För detta område har NYF ensamrätt till marknadsföring och bearbetning av kundmarknaden under avtalstiden.
Sekundärområde
NYF kan därutöver få rättigheten att marknadsföra Nordisk Yta-konceptet i ett till primärområdet näraliggande geografiskt område. NYF ges därmed en bearbetningsrätt för området, exempelvis kommunerna Surahammar och Köping. Rättigheten innebär att NYF har rätt att marknadsföra konceptets sortiment inom området och att ingen annan NYF har rätt att bearbeta marknaden inom området.
Nordisk Yta har dock rätt att rekrytera ett nytt NYF inom sekundärområdet i den mån marknadens potential inte till fullo utnyttjas av NYF. Om Nordisk Yta avser att nyttja möjligheten med nytt NYF inom sekundärområdet har befintligt NYF option att i stället för nytt NYF utveckla området. Förutsättningen är dock att NYF har mött Nordisk Ytas målsättningar i primärområdet samt krav på följsamhet till konceptet och att NYF i övrigt kan anses klara uppgiften finansiellt och operativt.
Syftet med denna lösning är att säkerställa att Nordisk Yta-gruppen bearbetar marknaden effektivt och att kedjans målsättning på marknadsandelar säkerställs.
Gränsöverskridande verksamhet
NYF kan lämna offert och utföra uppdrag på annan NYF:s primärområde eller sekundärområde i mindre och tillfällig omfattning, på kunds förfrågan. I dessa fall skall dock ägaren till området informeras på förhand.
2.11 Avgift, leverantörsbonus och pålägg
Avgifter och bonus m.m hanteras lika oberoende om NYF är ägare av Nordisk Yta eller inte.
Avgift
Årsavgiften för nytt NYF till Nordisk Yta är för det första medlemsåret 1 procent av omsättningen. Avgiften fastställs i januari utifrån senast redovisad årsredovisning.
Leverantörsbonus
Nordisk Yta har bonus från vissa leverantörer. Det framgår av handboken vilka inköpsavtal som Nordisk Yta intjänar bonus från. NYF får hela bonusen från färgleverantör för egen räkning.
Pålägg
Nordisk Yta gör ett administrativt pålägg på exvis kurser och gemensamma kundaktiviteter. Detta är som regel 10%.
Utöver dessa avgifter svarar NYF själv för kostnader för exvis IT, affärssystem, verksamhetssystem
mm som Nordisk Yta tillhandahåller. Detta kan preciseras i offert inför tecknade av avtal.
2.12 Så här tjänar NYF och Nordisk Yta pengar
NYF
NYF:s säljer i egen räkning konceptets tjänster direkt till slutkund. Det resultat som uppstår i verksamheten är NYF:s förtjänst.
Nordisk Yta
Nordisk Ytas intäkter är i huvudsak avgiften.
2.13 Startprogram
Innan NYF:s verksamhet startar måste en rad förberedelser genomföras. Nordisk Yta har lagt upp ett startprogram för starten av ett NYF. Avsikten är att arbeta tillsammans med NYF från rekrytering till dess NYF är helt implementerad i Nordisk Yta konceptet.
Startprogrammet har i huvudsak följande innehåll:
- Konceptutbildning 1 dag
- Studiebesök hos två andra NYF
- IT-installation inklusive affärssystem och intranät
- Avtal med lokal färgleverantör
- Skapa hemsida inom Nordisk Ytas plattform för hemsidor
